令人心動的offer:實習生,你真的會「發郵件」嗎?

如果你看了《令人心動的offer》第二季第一期,會發現「發好一封郵件」并不如我們想象的容易。

如果你看了《令人心動的offer》第二季第一期,會發現「發好一封郵件」并不如我們想象的容易。

其中需要注意的坑或者技巧還是挺多的。

今天就以《令人心動的offer》第二季第一期為例,一起觀察下,看起來最簡單的郵件,究竟會有哪些坑呢?

坑一:寫錯收件人

實習生王穎飛填錯收件人,應該發給帶教律師群,結果發給中年級律師群。

坑二:忘記發附件

第2期的時候,實習生王穎飛把修改后的稿件發給帶教律師,結果忘記發附件,可以看到,各位帶教律師的表情相當精彩。

坑三:重要名稱寫錯

實習生丁輝的稿件應該是寫的最好的。結果因為重要的名稱寫錯,把己方公司的落款「君合律師事務所」寫成了「君和律師事務所」,在帶教律師打分中,他本有可能是第一名,結果變成了最后一名。

坑四:不完整閱讀別人的郵件

實習生詹秋怡沒有閱讀完整的郵件,導致不知道需要回復客戶的問題。結果浪費了太多時間。

坑五:超時

只有2個實習生是按照規定時間交的。其余6位實習生都超時了。超時讓帶教律師也跟著加班,他們心情肯定也不怎么美好。

那么如何寫好一封郵件呢?

郵件其實就四個部分:

1)收件人

2)主題

3)正文

4)附件

這四個部分需要注意的點卻不少。


一、注意郵件的收件人和抄送人

收件人是直接關系到這個郵件,需要做出處理或者反饋的人。

抄送一般是抄送間接關系到這個事情,不需要作出處理或者反饋的人,只需要知道這件事即可的人。

記住,千萬不要發錯了。

《令人心動的offer》里面,實習生王穎飛就發錯了郵件。這是一個很嚴重的問題。

試想你把發給A的郵件發給了B,嚴重的會涉及到保密性問題,不嚴重的也會造成一些尷尬。

二、如何填寫主題

主題不要是「一封郵件」「會議紀要」這種。

實習生王驍的「王驍-作業」也不太好。

最好是給出:需要對方如何處理+時間+事件名稱

比如:

【請知悉】2020.11.27例會會議紀要

【請務必于11月27日10點前回復】2020年雙11活動流程

三、如何寫好正文

1)一定要有對方的稱呼:hi,Jack

2)如果對方不熟悉自己,可以簡單介紹下自己:我是熊不知,是XX項目的負責人。

3)需要一句話總結,希望對方怎么處理。

只是知悉呢,還是必須在一個時間點回復呢?還是做其他的處理呢?

最好是約定好時間節點和處理方式。

示例:

關于XXX,希望您能在11月28日下班之前回復修改意見。非常感謝。

4)重要的事情放最前面。

這樣別人看到前面,就可以掌握重要事情。

5)具體的細節或者事情經過放后面。

6)自己的簽名落款,一般有自己的名字、郵箱、電話號碼。方便別人除了郵件,也可以通過其他方式找到自己。

比如《令人心動的offer》里面的帶教律師史欣悅的郵件簽名就很好:

四、附件需要注意2點

如果有附件,不要忘記發附件。

現在郵件系統都比較智能,在發送的時候,如果檢測到正文里面有附件,但是用戶忘記發附件了的話,會有一個提示。

比如,QQ郵箱。

但是有的郵件系統沒有,《令人心動的offer》里面,律所使用的這個郵件系統就沒有,所以實習生王穎飛才忘記發送附件。

另外重要的兩點:

1)附件的命名

附件命名不要是「文檔」「附件」這種。應該比較具體:文檔標題+一些相關的信息。

比如簡歷,不能直接是「簡歷」,最好是有一定的格式:【簡歷】名字-求職崗位-工作年限。示例:【簡歷】熊不知-產品經理-實習生

如果對方規定了命名方式,一定要按照對方的來。

比如帶教律師明明規定了需要按照模板命名,并且要標記案號。

結果實習生王驍就沒有根據規定來:

2)附件類型

有些特殊的文件類型,并不是人人都安裝了能打開的軟件的。所以最好導出成為一些通用的文件類型。

比如Sketch可以導出為圖片,Axure可以導出為HTML文檔。

有的文檔,就算對方安裝了這樣的軟件,也有可能因為版本不同,打開后格式錯亂。比如簡歷,可以導出為pdf,這樣格式就不太容易錯亂。

當然有特殊要求的,必須用原來的文檔格式,那么可能就得注意不要使用一些太過特殊的字體或者格式了。


五、按時處理和回復郵件

有些時候超過了郵件的deadline,對方或許就不需要了。

甚至很多時候,因為我們的拖延,會讓對方產生損失。

比如因為實習生們的超時,帶教律師們也跟著集體加班。

所以一定要按時處理。

如果實在不能按時處理,需要發送郵件告知對方原因,以及重新敲定deadline,讓別人有個心理準備或者Plan B的準備。

六、檢查錯別字

檢查錯別字。

特別注意檢查重要的地方,比如說:

1)客戶/同事姓名、稱謂

如果寫錯別人的名字,會被視為對別人不尊重不重視。

2)重要文件名稱

比如有些文檔相差1-2個字的,寫錯了,別人就會對應錯文檔。

3)數字

重要數字,比如身份證號碼,電話號碼,仔細看看。

4)單位

一些數字后面的單位,要注意不要寫錯了。「萬」寫成了「千萬」差別還是蠻大。

5)英文

英文如果不好,就會對英文拼寫有些時候不太敏感。有些時候拼寫錯了,也很難憑借自己檢查出來。

可以使用一些專門檢查拼寫的插件或者網站,檢查出來。

比如這個插件:

https://www.grammarly.com/

七、形成清單,每次發送前按照清單檢查

可以把我這個文檔的重要信息作為參考,形成自己的一份清單。

清單主要是包括容易遺忘或者容易犯錯的點。

發送前按照清單檢查。

因為人的記憶或者注意力會有開小差的時候,清單能幫助我們不漏掉重要的細節。

我相信實習生如果掌握了以上7點,應該能發出一封符合同事和上司期望的郵件。


我是產品經理熊不知,感謝你的閱讀。如果有不同的意見或者建議,請留言一起討論哦。

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2020年12月19日評論

關注公眾號產品經理熊不知(ID:xiongbuzhia),一起多交流吧。

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2020年12月18日評論

公眾號:產品經理熊不知。歡迎關注哦。

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