制定項目計劃,確保團隊協同效率按時完成任務

一般來說,為了方便團隊分工,都會制定工作安排表,分配每個人的任務及完成時間。因此項目負責人在施工前要做好裝修計劃,工作安排應該越詳細越好。將工作安排表做得更詳細的其中一個方法就是把每個任務拆分成細項,并獨立列出每項的內容、要求和時間。

一般來說,為了方便團隊分工,都會制定工作安排表,分配每個人的任務及完成時間。因此項目負責人在施工前要做好裝修計劃,工作安排應該越詳細越好。將工作安排表做得更詳細的其中一個方法就是把每個任務拆分成細項,并獨立列出每項的內容、要求和時間。

通過進度貓甘特圖制定項目計劃,具體工作安排表主要可分為六列:

1、任務名稱。

2、任務時間:任務開始、結束時間。

3、前置任務:任務之間的依賴關系。

4、參與者:根據成員能力給成員分配任務。

5、里程碑:項目目標。

6、展示項目進度的任務條。

首先在“項目”中點擊 “新建項目” 彈出如下對話框:

項目經理可以根據項目情況完善以上輸入框中的項目信息:工作時間是指每天上班和下班時間;工作日, 如果沒勾選代表周六或者周日休息,甘特圖會自動跳過。勾選則代表周六或者周日是上班;優先級,項目的優先級別。

點擊確定后進入甘特圖視圖,根據圖表輸入:項目名稱,開始、結束時間,參與者等。

此外,通過進度貓甘特圖安排工作,在任務進行或完成時,項目成員可以估計完成的百分比,或者選擇項目的狀態,也以此反映項目的進度情況。

在項目管理中分工越是精細化,則每個人就越清楚自己的工作內容,也越清楚整個項目的總體情況,與客戶的交流的時候也會更清晰,也可以有效提升客戶的滿意度。

另外作為項目經理或者任務分配者,切忌只是分配任務,缺乏充分溝通,只是坐等結果,這樣往往容易導致大量返工或善后工作,最后影響效率甚至最終結果。

團隊合作可以減少個人的工作量,提升項目的效率,但是如果團隊協作不當,反而可能會引起拖沓、返工,甚至最后影響項目質量。

雖然在任務分配的時候通常都會設定完成時間,但是往往在實際操作中,因為基本上每位團隊成員都要兼顧其他的項目或工作,對于該項目投入的有效時間和精力都不一樣,完成工作的效果會不一樣。

更重要的是,團隊成員對任務的理解或個人能力不同,也會直接導致提交的成果質量參差,有時候還需要再次指導和返工,最后可能影響項目的完成時間。

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